Brief do strony www, czyli co przygotować przed wyceną

Dwie wyceny tej samej strony potrafią różnić się trzykrotnie i wcale nie dlatego, że jedna agencja jest chciwa, a druga desperacko szuka zleceń. Najczęstszy powód jest prozaiczny: każda z nich dostała inne informacje i wyceniła inną stronę. Dobrze przygotowany brief potrafi ściąć te rozbieżności do kilkunastu procent – i to jest najtańsza praca, jaką wykonasz przy całym projekcie.

Przez lata zebraliśmy setki briefów przy wycenach i widzimy z bliska, które odpowiedzi realnie zmieniają cenę, a które są tylko ozdobnikiem. Ten tekst to gotowy wzór briefu punkt po punkcie, z zaznaczeniem przy każdym punkcie, co konkretnie robi z wyceną – niezależnie od tego, czy profesjonalne tworzenie stron zamówisz u nas, czy gdziekolwiek indziej.

Najważniejsze wnioski

• Dobry brief to 10-12 konkretnych odpowiedzi na 2-3 stronach, nie wypracowanie. Konkret (“15 podstron, sklep na 40 produktów”) wycenia się precyzyjnie, ogólnik (“nowoczesna strona”) wycenia się z buforem ryzyka.
• Cenę najmocniej zmieniają cztery informacje: liczba i rodzaj podstron, funkcje (sklep, rezerwacje, integracje), stan treści oraz stan materiałów wizualnych. To na nie poświęć najwięcej uwagi.
• Podanie widełek budżetu nie działa na Twoją niekorzyść – pozwala wykonawcy zaproponować zakres, który się w nich mieści, zamiast strzelać w ciemno ofertą nie z tej półki.
• Największy ukryty opóźniacz projektów to treści. Z naszej praktyki: to właśnie na tekstach od klienta projekty utykają najczęściej – zdecyduj przed wyceną, kto je napisze.
• Brief nie musi być kompletny, żeby był dobry. Otwiera rozmowę, nie zastępuje jej – braki wyciągnie z Ciebie dobra agencja na spotkaniu, gorzej, gdy nikt o nie nie zapyta.

Dlaczego dwie wyceny tej samej strony różnią się trzykrotnie

Wycena strony to w dużej mierze wycena niepewności. Gdy wykonawca wie dokładnie, co ma powstać, liczy godziny pracy i dodaje marżę. Gdy nie wie, dokłada bufor na wszystko, czego się domyśla: może dojdzie sklep, może klient nie ma tekstów, może “prosta strona” okaże się portalem z logowaniem. Każdy znak zapytania w Twoim zapytaniu ofertowym zamienia się w złotówki w ofercie – albo w zaniżoną cenę, która potem rośnie aneksami, co bywa jeszcze gorsze.

Z naszego doświadczenia przy porównywaniu zapytań, które do nas trafiają: te z konkretnym zakresem dostają oferty różniące się między wykonawcami o kilkanaście-kilkadziesiąt procent, a te z opisem “potrzebuję nowoczesnej strony dla firmy” – nawet o 300%. To nie rynek jest nieprzewidywalny, tylko pytanie było nieprecyzyjne.

Dobry brief mieści się na 2-3 stronach A4 i odpowiada konkretnie na 10-12 pytań: po co strona istnieje, dla kogo jest, z czego się składa, co ma umieć, kto dostarczy treści i materiały, jakie są widełki budżetu i termin. Forma nie ma znaczenia – może to być dokument, mail albo wypełniony formularz wykonawcy. Znaczenie ma konkret: “sklep na 40 produktów z płatnościami online” zamiast “możliwość sprzedaży”.

Wzór briefu punkt po punkcie, z wpływem każdego punktu na cenę

Poniższa lista to kompletny wzór – skopiuj ją do dokumentu i odpowiedz na każdy punkt 2-4 zdaniami. Przy każdym dopisaliśmy, co ta informacja robi z wyceną, żebyś wiedział, gdzie warto się przyłożyć.

1. Cel biznesowy strony. Co strona ma robić dla firmy: zbierać zapytania, sprzedawać, budować wiarygodność, rekrutować? Wpływ na cenę: wyznacza strukturę i funkcje – strona “od zapytań” i strona “od sprzedaży” to różne projekty.
2. Kim jest Twój klient. Kto ma trafiać na stronę i co ma na niej zrobić. Wpływ: pośredni, ale duży – decyduje o treściach, układzie i tym, co jest na górze strony głównej.
3. Lista podstron. Wypisz wszystkie: strona główna, oferta (ile usług?), o nas, realizacje, blog, kontakt… Wpływ: to główny mnożnik ceny – różnica między 6 a 20 podstronami to często drugie tyle w wycenie.
4. Funkcje specjalne. Sklep (ile produktów?), rezerwacje, wyceniarka, strefa logowania, wielojęzyczność, integracje (płatności, magazyn, CRM, kalendarz). Wpływ: największe pojedyncze skoki ceny – każda z tych pozycji potrafi zmienić wycenę o tysiące złotych, dlatego “może kiedyś sklep” napisz wprost jako “sklep w etapie 2”.
5. Treści: kto pisze i co już istnieje. Masz gotowe teksty, będą do napisania przez wykonawcę, czy piszesz sam? Wpływ: copywriting to osobna, policzalna pozycja – a niedopowiedzenie w tym punkcie to najczęstszy powód opóźnień projektów, jakie widzimy.
6. Materiały wizualne. Logo (w jakim pliku?), zdjęcia firmy, księga znaku, kolory. Szczegółowo rozpisaliśmy to w tekście o tym, jakie materiały na stronę internetową warto zebrać. Wpływ: brak logo lub zdjęć oznacza dodatkową pracę projektową albo sesję – lepiej wiedzieć o tym na etapie wyceny.
7. 2-3 strony, które Ci się podobają. Najlepiej z dopiskiem, co konkretnie: układ, kolory, sposób pokazania oferty. Wpływ: nie zmienia ceny, ale radykalnie skraca etap projektowania i liczbę poprawek.
8. Czego nie chcesz. Rzeczy, które Cię irytują na stronach: wyskakujące okienka, karuzele, długie animacje. Wpływ: jak wyżej – oszczędza rundy poprawek, które w wielu umowach są limitowane.
9. Widełki budżetu. Nawet szerokie. Wpływ: nie podbija ceny, wbrew obiegowej obawie – pozwala wykonawcy dopasować zakres do możliwości i od razu powiedzieć, co się w nich zmieści, a co nie.
10. Termin i jego powód. “Do targów 15 października” to inna informacja niż “im szybciej, tym lepiej”. Wpływ: realny termin pozwala zaplanować pracę; ekspres bywa dodatkowo płatny, a fikcyjna presja psuje harmonogram wszystkim.
11. Stan techniczny: domena, hosting, dostępy. Masz domenę i hosting, czy wszystko od zera? Istnieje stara strona do przeniesienia? Wpływ: migracje, konfiguracja poczty i porządki po starej stronie to policzalne pozycje, o których łatwo zapomnieć.
12. Kto decyduje po Twojej stronie. Jedna osoba czy komitet? Wpływ: na cenę niewielki, na termin ogromny – projekty z jednym decydentem kończą się u nas zauważalnie szybciej.

Te braki w briefie kosztują najwięcej

Po setkach wycen widzimy wyraźnie, które przemilczenia bolą najbardziej. Numer jeden to treści: klient zakłada, że “teksty się jakoś zrobią”, wykonawca zakłada, że dostanie gotowe – i projekt, który miał trwać sześć tygodni, czeka trzy miesiące na opisy usług. Numer dwa to zakres-widmo, czyli funkcje dopisywane po podpisaniu umowy (“a, i jeszcze rezerwacje”) – każda z nich to aneks, dopłata i przesunięcie terminu. Numer trzy: budżet trzymany w tajemnicy, przez co oferta ląduje o półkę wyżej lub niżej, niż trzeba, i obie strony tracą czas na rozmowę, która nie mogła się udać.

Wszystkie trzy mają wspólny mianownik: to nie są braki wiedzy, tylko braki decyzji. Nie musisz wiedzieć, ile kosztuje wielojęzyczność – od tego jest wykonawca. Musisz zdecydować, czy jej potrzebujesz, choćby na poziomie “tak / nie / w drugim etapie”. Brief to lista Twoich decyzji, nie test z technologii.

Brief otwiera rozmowę z agencją, ale jej nie zastępuje

Na koniec uspokojenie, bo część osób odkłada zapytanie ofertowe miesiącami, czekając, aż będą mieli “wszystko przygotowane”. Nie warto. Brief z odpowiedziami na 8 z 12 punktów i uczciwym “nie wiem” przy pozostałych jest lepszy niż brak zapytania – dobra agencja zada brakujące pytania na pierwszej rozmowie, a wiele odpowiedzi doprecyzowuje się dopiero wtedy, gdy zobaczysz pierwsze propozycje. Jak wygląda dalsza droga po wycenie, od umowy po start prac, opisaliśmy w przewodniku o tym, jak przygotować się do współpracy z agencją.

Różnica między briefem a rozmową jest prosta: brief ustala, CO ma powstać, rozmowa – JAK i z kim. Pierwsze możesz przygotować dziś wieczorem na bazie listy z tego artykułu. I to jest dokładnie ten wieczór pracy, który sprawia, że oferty przestają być loterią, a zaczynają być porównywalne.

Najczęstsze pytania o brief i wycenę strony