Agencja czy freelancer? Komu powierzyć stronę firmową

Cztery na dziesięć stron, które przejmujemy do opieki, trafia do nas bez żadnego kontaktu z pierwotnym wykonawcą. Nie dlatego, że ktoś zrobił złą stronę. Dlatego, że po dwóch latach nie miał już kto jej dotknąć. Właśnie dlatego pytanie “agencja czy freelancer” jest źle postawione, jeśli porównujesz tylko ceny z ofert.

Najważniejsze wnioski

• Cena z oferty to zwykle 40-60% kosztu całkowitego strony w horyzoncie 3 lat. Resztę dokładają hosting, aktualizacje, poprawki i awarie.
• Największe ryzyko to nie jakość, tylko ciągłość: około 4 na 10 stron przejmowanych przez nas do opieki nie ma już kontaktu z pierwotnym wykonawcą.
• Freelancer wygrywa przy prostych stronach z budżetem do około 5-6 tys. zł, gdy masz kontakt bezpośrednio z osobą, która projektuje i koduje.
• Agencja broni się nie ceną, a zastępowalnością: urlop, choroba lub zmiana branży jednej osoby nie zatrzymuje Twojego projektu.
• Niezależnie od wyboru wymagaj na piśmie: przekazania dostępów, własności domeny i praw do projektu. To jedyna realna polisa.

Nie pytaj, kto jest lepszy. Zapytaj, co się stanie za dwa lata

Większość poradników porównuje agencję i freelancera jak dwa produkty na półce: cena, zakres, terminy. Problem w tym, że strona internetowa nie jest produktem, który kupujesz raz. To usługa rozciągnięta na lata: aktualizacje WordPressa i wtyczek, poprawki po zmianach w przeglądarkach, drobne modyfikacje treści, awarie hostingu, w końcu rozbudowa, gdy firma rośnie.

Z naszego doświadczenia wynika, że decydujący moment w życiu strony przychodzi nie przy odbiorze projektu, tylko między 18. a 30. miesiącem od startu. Wtedy kończy się entuzjazm obu stron, kumulują się zaległe aktualizacje i pojawia się pierwsza poważniejsza potrzeba zmiany. I właśnie wtedy okazuje się, czy po drugiej stronie ktoś jeszcze odbiera telefon.

Dlatego uczciwe porównanie nie brzmi “kto zrobi taniej”, tylko “kto zrobi i utrzyma taniej w przeliczeniu na 3 lata, przy akceptowalnym ryzyku”. To zupełnie inna matematyka i wypada w niej różnie, w zależności od tego, jaką stronę zamawiasz.

Czy freelancer jest tańszy od agencji?

Na fakturze za projekt: tak, zwykle o 30-50%. W koszcie całkowitym liczonym za 3 lata ta różnica często topnieje do kilkunastu procent, a przy pechowym scenariuszu znika zupełnie. Freelancer nie utrzymuje biura, księgowości na etacie ani zespołu, więc sama produkcja strony jest u niego realnie tańsza. Płacisz jednak nie tylko za produkcję.

Policzmy typowy przykład strony firmowej. U freelancera projekt kosztuje powiedzmy 6 tys. zł, w agencji 10 tys. zł. Do tego w obu wariantach dochodzi hosting i domena (300-600 zł rocznie) oraz opieka techniczna: aktualizacje, kopie zapasowe, drobne poprawki. Jeśli freelancer po dwóch latach przestaje odpowiadać, nowy wykonawca najpierw musi przejąć i zrozumieć cudzy projekt. Za samo wdrożenie się w cudzą stronę, uporządkowanie dostępów i nadrobienie zaległych aktualizacji płaci się zwykle 1-3 tys. zł, zanim jeszcze cokolwiek nowego powstanie. Przy gorszym scenariuszu, gdy nie ma dostępów albo strona była stawiana na licencjach powiązanych z kontem wykonawcy, bywa taniej zbudować ją od nowa.

Klienci najczęściej pytają nas o cenę za projekt, prawie nigdy o koszt przejęcia strony po kimś. A to druga pozycja, która w praktyce najmocniej rozjeżdża budżety. Nie dlatego, że freelancerzy robią złe strony. Dlatego, że jednoosobowa działalność to z natury jednoosobowe ryzyko: według raportów PARP o stanie sektora MŚP znacząca część mikrofirm nie dożywa piątego roku działalności. Agencje też upadają, ale rzadziej, a ich projekty prowadzi więcej niż jedna para rąk.

Tabela scenariuszy: co się dzieje, gdy coś pójdzie nie tak

Zamiast kolejnej tabeli “wady i zalety” porównajmy konkretne sytuacje z życia strony. Bo różnica między freelancerem a agencją nie ujawnia się w dniu odbioru projektu, tylko w dniu, w którym coś przestaje działać albo trzeba coś zmienić na wczoraj.

Scenariusz	Freelancer	Agencja
Wykonawca kończy działalność lub zmienia branżę	Strona zostaje bez opiekuna. Nowy wykonawca: 1-3 tys. zł za samo przejęcie	Projekt prowadzi firma, nie osoba. Zmiana opiekuna wewnątrz zespołu jest niewidoczna dla klienta
Choroba lub urlop w trakcie pilnej poprawki	Czekasz do powrotu, czasem tydzień lub dwa	Zadanie przejmuje inna osoba z zespołu
Awaria strony po 2 latach od wdrożenia	Zależy od dobrej woli i tego, czy nadal działa w branży	Reakcja w ramach umowy opieki albo cennika, z gwarantowanym czasem odpowiedzi
Rozbudowa: sklep, wielojęzyczność, integracje	Jeśli wykracza poza jego specjalizację, szukasz drugiego wykonawcy	Kompetencje projektanta, programisty i SEO w jednym miejscu
Spór o jakość lub terminy	Umowa często uproszczona albo żadna, egzekwowanie trudne	Umowa z zakresem, karami i gwarancją, jest od czego zacząć rozmowę
Wszystko działa, nic się nie psuje	Najtańszy wariant na rynku, płacisz tylko za projekt	Płacisz premię za bezpieczeństwo, z której nie skorzystałeś

Ostatni wiersz jest ważny, bo pokazuje uczciwie: jeśli nic się nie wydarzy, freelancer jest po prostu tańszy i nie ma co udawać, że jest inaczej. Wybór między freelancerem a agencją to w gruncie rzeczy wybór, ile chcesz zapłacić za zdjęcie z siebie ryzyka scenariuszy z pierwszych pięciu wierszy.

Kiedy freelancer jest lepszym wyborem

Freelancer wygrywa wtedy, gdy strona jest prosta, budżet ograniczony, a Ty jesteś gotów wziąć na siebie część odpowiedzialności za jej utrzymanie. Przy wizytówce firmowej za 3-6 tys. zł dobry niezależny wykonawca da Ci więcej niż tania agencja za te same pieniądze, bo nie dzieli budżetu na koszty biura i marżę.

Jest też przewaga, o której agencje mówią niechętnie: u freelancera rozmawiasz z osobą, która realnie projektuje i koduje Twoją stronę. Bez opiekuna klienta pośrodku, bez tłumaczenia uwag przez trzy osoby. Przy małych projektach ta krótka linia komunikacji potrafi skrócić realizację o tygodnie.

Freelancer sprawdzi się szczególnie, gdy spełnione są trzy warunki:

• Prosty zakres: strona wizytówka lub landing, bez sklepu, rezerwacji i nietypowych integracji.
• Sprawdzalne portfolio: minimum kilka żywych stron działających od co najmniej 2 lat, z którymi możesz się skontaktować.
• Twoja gotowość do samodzielności: masz własny hosting, dostępy u siebie i kogoś, kto raz na miesiąc kliknie aktualizacje, albo osobną umowę na opiekę.

Jeśli te warunki są spełnione, oszczędność jest realna, a ryzyko kontrolowane. Problem zaczyna się, gdy za cenę wizytówki ktoś próbuje zamówić stronę, która ma sprzedawać, integrować się z systemami firmy i rosnąć razem z nią.

Kiedy agencja broni się mimo wyższej ceny

Agencja jest odpowiedzią na jedno pytanie: co się stanie z moją stroną, gdy pojedyncza osoba zniknie z równania. Przy stronie, która jest głównym źródłem zapytań w firmie, tydzień przestoju to nie niewygoda, tylko policzalna strata przychodu. I to jest moment, w którym premia za zespół przestaje być kosztem, a zaczyna być polisą.

Po 17 latach prowadzenia agencji widzimy to od zaplecza: nad przeciętnym projektem strony firmowej pracują u nas co najmniej trzy osoby o różnych specjalizacjach, bo dobry grafik rzadko jest dobrym programistą, a żaden z nich zwykle nie jest specjalistą od SEO. Profesjonalne tworzenie stron internetowych to dziś praca zespołowa nie dlatego, że tak wygodniej agencjom, tylko dlatego, że zakres kompetencji urósł ponad możliwości jednej osoby.

Druga rzecz, za którą realnie płacisz, to formalna strona współpracy: umowa z zakresem prac, terminami i gwarancją, przeniesienie praw autorskich, dokumentacja dostępów. Przy audytach przejmowanych stron regularnie widzimy domeny zarejestrowane na prywatne konto wykonawcy i licencje wtyczek, które wygasają razem z jego subskrypcją. Z agencją też trzeba te rzeczy sprawdzić, ale sama struktura współpracy wymusza porządek, którego przy luźnej współpracy często brakuje. Jak taka poukładana współpraca wygląda krok po kroku, opisaliśmy w przewodniku o tym, jak przebiega współpraca z agencją interaktywną.

Trzeci argument jest geograficznie przewrotny: lokalizacja przestała mieć znaczenie techniczne, ale nie handlowe. Firmy z mniejszych miast często stają przed wyborem: lokalny freelancer albo zdalna agencja. W praktyce łączymy jedno z drugim: pracujemy zdalnie z firmami w całej Polsce, także tam, gdzie rynek lokalnych agencji jest płytki, jak przy projektach stron internetowych dla firm z Olsztyna.

Jak sprawdzić wykonawcę, zanim podpiszesz umowę

Niezależnie od tego, czy wybierzesz freelancera, czy agencję, największe ryzyka możesz zdjąć z siebie jeszcze przed startem projektu. Wystarczy zadać kilka pytań, których większość zamawiających nie zadaje, i zapisać odpowiedzi w umowie:

1. Na kogo zarejestrowana będzie domena i hosting? Prawidłowa odpowiedź: na Ciebie, zawsze, bez wyjątków.
2. Co dokładnie dostanę przy odbiorze? Komplet dostępów (panel WP, hosting, domena, konta zewnętrzne), lista użytych wtyczek z licencjami, kopia zapasowa.
3. Co się dzieje po wdrożeniu? Czy jest gwarancja na błędy, przez ile miesięcy, ile kosztuje opieka techniczna i co obejmuje.
4. Co się stanie, jeśli zakończysz działalność? Samo zadanie tego pytania dużo mówi. Dobry wykonawca ma na nie odpowiedź, słaby się obrazi.
5. Czy mogę porozmawiać z klientem sprzed 2-3 lat? Nie sprzed miesiąca. Chodzi o to, jak wygląda współpraca po opadnięciu entuzjazmu.

Te pięć punktów kosztuje jedno spotkanie, a domyka większość scenariuszy z tabeli powyżej. Wykonawca, który odpowiada na nie konkretnie i bez nerwów, jest bezpiecznym wyborem niezależnie od formy działalności.

Najczęstsze pytania o wybór między agencją a freelancerem