Ile kosztuje utrzymanie sklepu internetowego przez rok, poza kosztem wdrożenia

Pierwszy rok sklepu internetowego prawie zawsze wygląda taniej, niż jest naprawdę. Hosting kupiony w promocji, domena za kilkanaście złotych i licencje wtyczek wliczone w cenę wdrożenia sprawiają, że prawdziwy rachunek przychodzi dopiero w 13. miesiącu.

Wtedy wiele firm odkrywa, że sklep, który po starcie miał „już nic nie kosztować”, zjada kilka, a czasem kilkadziesiąt tysięcy złotych rocznie. Dlatego przy tworzeniu sklepów internetowych rozmowa o budżecie powinna obejmować także kolejne lata. Ile kosztuje samo zbudowanie sklepu, opisaliśmy w tekście o tym, ile kosztuje sklep internetowy. Tutaj liczymy wyłącznie to, co wraca co roku.

Najważniejsze wnioski

• Drugi rok sklepu zwykle kosztuje więcej niż pierwszy. Kończą się promocyjne ceny hostingu i domeny, a licencje wtyczek trzeba odnowić już bez rabatu z wdrożenia.
• Największą pozycją budżetu często nie jest technika, tylko prowizje od płatności. W naszym przykładzie to 30 % rocznych kosztów małego sklepu i połowa kosztów średniego.
• Stałe koszty techniczne małego sklepu na WooCommerce to rocznie kilka tysięcy złotych. Hosting, domena, licencje, fakturowanie i opieka dają w przykładzie około 5 300 zł, a prowizje dochodzą do tego osobno.
• Od 2026 roku sklep sprzedający firmom wystawia faktury w KSeF. Dla wielu sklepów to nowy abonament albo integracja, której nie było w budżecie wdrożenia.
• Budżet planuj od obrotu sklepu. To sprzedaż napędza prowizje, obciążenie serwera i liczbę potrzebnych wtyczek.

Dlaczego drugi rok sklepu kosztuje więcej niż pierwszy

Drugi rok jest droższy, bo w pierwszym część kosztów jest ukryta w promocjach i w cenie wdrożenia. Po 12 miesiącach wszystkie te ulgi kończą się naraz, a sklep ma już więcej produktów, więcej ruchu i więcej wtyczek niż w dniu startu.

Najprościej widać to na hostingu. Pakiet kupiony za kilkadziesiąt złotych na pierwszy rok potrafi odnowić się za około 400 zł, bo cena startowa była promocją dla nowych klientów. Z domeną jest podobnie. Rejestracja kosztuje często kilkanaście złotych, a odnowienie od 100 do 170 zł rocznie.

Druga grupa to licencje. Płatne wtyczki do WooCommerce, na przykład do kurierów, filtrowania produktów czy automatyzacji maili, kupuje się zwykle na rok. W pierwszym roku ich koszt często siedzi w wycenie wykonawcy i właściciel sklepu go nie zauważa. Po roku faktura za odnowienie przychodzi już do niego, zwykle bez rabatu, który wykonawca dostał przy zakupie.

Trzecia rzecz to skala. Sklep po roku sprzedaży ma zwykle więcej produktów, więcej zamówień i więcej zapisanych klientów. Serwer, który wystarczał na start, w szczycie sezonu zaczyna zwalniać, więc pojawia się pytanie o mocniejszy hosting. Klienci najczęściej pytają nas o koszty utrzymania właśnie wtedy, po pierwszym odnowieniu. Przed startem dałoby się je zaplanować znacznie spokojniej.

Ile kosztuje utrzymanie sklepu internetowego przez rok

Stałe koszty techniczne sklepu na WooCommerce to zwykle kilka tysięcy złotych rocznie w małym sklepie i kilkanaście w średnim, a do tego dochodzą prowizje od płatności liczone od obrotu. Rozpiętość jest duża, bo o kwocie decydują skala sprzedaży i liczba funkcji.

Poniżej wszystkie pozycje, które wracają co roku, z widełkami i z tym, co je podnosi. Kwoty są netto i zgodne z tym, co podajemy w tekście o koszcie budowy sklepu.

Pozycja	Ile rocznie	Co podnosi kwotę
Hosting	od 100 do 3 000 zł	koniec ceny promocyjnej, ruch w szczycie sezonu, przejście na serwer VPS
Domena	od 50 do 170 zł	odnowienie po promocji, dodatkowe rozszerzenia (.com, .eu)
Certyfikat SSL	zwykle 0 zł, rzadko kilkaset zł	rozbudowany certyfikat, gdy wymaga go partner handlowy
Licencje płatnych wtyczek	od kilkuset do kilku tysięcy zł	każda nowa funkcja, odnowienie bez rabatu z wdrożenia
Prowizje od płatności	najczęściej od 1 do 2,3 % obrotu	rosnąca sprzedaż, karty zagraniczne, płatności odroczone
Fakturowanie i KSeF	od kilkuset zł, więcej przy integracji z magazynem	sprzedaż firmom, połączenie z systemem księgowym
Opieka techniczna	od około 3 000 zł dla prostego sklepu	liczba wtyczek i integracji, testy po aktualizacjach
Poprawki i zmiany	kilka godzin pracy programisty	nowe przepisy, zmiany u operatorów płatności i kurierów

Hosting, domena i certyfikat to razem zwykle najmniejsza część rachunku. Na nich właściciele sklepów najczęściej próbują oszczędzać, a to najmniej opłacalne miejsce do cięcia kosztów. Tańszy serwer oszczędza kilkaset złotych rocznie, a wolniejszy koszyk potrafi kosztować więcej w porzuconych zamówieniach.

Sklep na WooCommerce nie ma abonamentu za samą platformę ani prowizji od sprzedaży dla dostawcy oprogramowania. To odróżnia go od platform abonamentowych, w których miesięczna opłata rośnie razem z pakietem. Za to wszystkie pozycje z tabeli trzeba zaplanować samodzielnie, bo nie zbiera ich jedna faktura. Jak te modele wypadają przy różnych skalach sprzedaży, porównaliśmy w tekście o tym, jaką platformę sklepu wybrać.

Prowizje od płatności, czyli koszt, który rośnie razem ze sprzedażą

Prowizja od płatności to procent od każdego zamówienia opłaconego przez bramkę, najczęściej od około 1 do 2,3 % jego wartości. W przeciwieństwie do hostingu nie jest stała. Im lepiej sklep sprzedaje, tym więcej płaci, dlatego w sklepie z rosnącym obrotem szybko staje się największą pozycją budżetu.

Policz to na własnych liczbach. Sklep, który sprzedaje za 150 000 zł rocznie, przy prowizji 1,5 % oddaje operatorowi 2 250 zł. To więcej niż hosting, domena i licencje razem. Przy obrocie 1 200 000 zł i stawce 1,2 % wychodzi już 14 400 zł rocznie.

Z rozmów z właścicielami sklepów wynika, że najbardziej zaskakuje ich właśnie ta pozycja. Nie dlatego, że jest ukryta, tylko dlatego, że rozkłada się na setki drobnych potrąceń i nikt nie widzi jej jako jednej kwoty. Raz w roku zsumuj prowizje z panelu operatora i porównaj je z resztą kosztów.

Przy większej sprzedaży stawkę da się negocjować. Operatorzy płatności zwykle mają cennik standardowy dla małych sklepów i indywidualne warunki dla większego obrotu, dlatego rozmowa o niższej prowizji ma sens od momentu, gdy sklep regularnie przekracza kilkaset tysięcy złotych sprzedaży rocznie.

Przykładowy budżet na rok dla małego i średniego sklepu

Żeby widełki z tabeli nabrały sensu, policzyliśmy 2 przykładowe sklepy na WooCommerce. Wyliczenie opiera się na założeniach wpisanych w tabeli, więc podstaw w nie własne liczby.

Pozycja	Mały sklep, obrót 150 000 zł	Średni sklep, obrót 1 200 000 zł
Hosting	600 zł	2 400 zł (serwer VPS)
Domena	120 zł	170 zł
Certyfikat SSL	0 zł	0 zł
Licencje płatnych wtyczek	1 000 zł	3 000 zł
Fakturowanie i KSeF	600 zł	1 500 zł
Opieka techniczna	3 000 zł (250 zł miesięcznie)	7 200 zł (600 zł miesięcznie)
Prowizje od płatności	2 250 zł (1,5 %)	14 400 zł (1,2 %)
Razem rocznie	7 570 zł	28 670 zł
Udział prowizji	30 %	50 %

W małym sklepie stałe koszty techniczne to 5 320 zł, a prowizje dokładają kolejne 2 250 zł. W średnim sklepie układ się odwraca. Prowizje stanowią połowę całego rocznego rachunku, choć stawka jest niższa, bo sklep wynegocjował lepsze warunki.

Z tego wyliczenia wynika praktyczny wniosek dla planowania. Budżet małego sklepu zależy głównie od decyzji technicznych, czyli od liczby płatnych wtyczek i zakresu opieki. Budżet średniego sklepu zależy przede wszystkim od warunków płatności i od tego, ile sprzedaży przechodzi przez bramkę.

Nowe koszty, które dopisują przepisy

Część kosztów utrzymania sklepu wynika z przepisów. W 2026 roku najważniejszą nową pozycją jest KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, przez który firmy wystawiają faktury w formie elektronicznej.

Obowiązek wystawiania faktur w KSeF działa od 1 lutego 2026 roku w największych firmach i od 1 kwietnia 2026 roku w pozostałych. Firmy, które wystawiają faktury na niewielkie kwoty, do 10 000 zł miesięcznie, mają czas do końca 2026 roku. Szczegóły i terminy są na stronie Ministerstwa Finansów o KSeF.

Dla sklepu ważne jest jedno rozróżnienie. Faktury dla klientów indywidualnych nie muszą trafiać do KSeF, więc obowiązek dotyczy przede wszystkim sprzedaży firmom. Sklep, który sprzedaje głównie konsumentom, może więc nie potrzebować pełnej integracji. Sklep z dużą sprzedażą do firm potrzebuje połączenia sklepu z programem do faktur, a przy większej skali także z magazynem, i to jest koszt, którego nie było w budżecie wdrożenia sprzed kilku lat.

Obok KSeF wracają obowiązki, które zmieniają się co kilka lat: regulamin, polityka prywatności, sposób pokazywania najniższej ceny przy promocjach i wymagania dostępności dla osób z niepełnosprawnościami. Każda taka zmiana oznacza kilka godzin pracy przy sklepie. Co dokładnie obowiązuje dziś, zebraliśmy w przewodniku o tym, jakie wymogi prawne musi spełniać sklep.

Jak zaplanować budżet sklepu, żeby drugi rok nie zaskoczył

Najwięcej kłopotów oszczędza jedna rzecz zrobiona przed startem, czyli lista wszystkich płatnych elementów sklepu z datami odnowienia. Resztę da się doliczyć stopniowo.

1. Poproś wykonawcę o listę licencji. Nazwa wtyczki, cena odnowienia i data, na kogo jest zarejestrowana. Licencja zarejestrowana na wykonawcę to kłopot przy zmianie firmy, która opiekuje się sklepem.
2. Sprawdź cenę odnowienia hostingu. Porównuj pakiety po kwocie za drugi rok, bo to ona będzie wracać.
3. Policz prowizje od planowanego obrotu. Pomnóż spodziewaną roczną sprzedaż przez stawkę operatora. Ta liczba powie więcej o budżecie niż cennik serwera.
4. Zapytaj o sprzedaż firmom. Jeśli choć część klientów to firmy, doliczyć trzeba fakturowanie w KSeF.
5. Zostaw rezerwę na zmiany. Nowe przepisy i zmiany u operatorów płatności oznaczają co roku kilka godzin pracy programisty.

Taki przegląd warto powtarzać raz w roku, najlepiej przed sezonem, w którym sklep sprzedaje najwięcej. Wtedy decyzja o mocniejszym serwerze albo o renegocjacji prowizji zapada na spokojnie, przed szczytem ruchu.

Pytania, które słyszymy najczęściej